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Der Einsatz von ERP -Programmen in der kaufmännischen
Ausbildung Lernfelder und Geschäftsprozesse im Rahmen der Lernortkooperation
1.
ERP-Programme
In
den letzten 10 Jahren hat sich die Arbeit in den Verwaltungen der Unternehmen
verändert. Selbst in kleineren Unternehmen kommen so genannte ERP-Programme
(ERP = Enterprise Resource Planing: unternehmensübergreifende Software-Lösungen
zusammengefasst, die zum Optimieren von Geschäftsprozessen eingesetzt
werden. Darunter versteht man eine vollständig integrierte Software-Lösung
für Fertigung, Finanzen, Logistik, Personal, Vertrieb u.a.) zum Einsatz.
Marktführer ist SAP. Tabelle 1: Marktanteile auf dem deutschen Markt 2000
(verarbeitende Industrie) (entnommen: www.tse-hamburg.de/Papers/SAP/SAPMarktanteile.html;
rev. 10-06-03)
Anbieter:
1. SAP 44,3%
2. Navision 8,5 %
3. Brain int. 6,3 %
4. Comet 4,8 %
5. Sage KHK 2,0 %
6. Bäurer 3,0 %
7. Infor 2,4 %
8. PSI 2,3 %
9. Baan 2,2 %
10. Abas 1,8 %
Im
Markt für kleinere und mittlere Unternehmen gibt es Konkurrenz. Programme
wie MS-Navision und Sage KHK kämpfen um die Marktanteile. Mittlerweile
versucht auch SAP ein Programm mit dem Namen "Business One"
für klein und Mittelbetriebe herauszubringen.
2.
Was ist ERP-Software?
ERP-Programme zeichnen sich durch einen hohen Integrationsgrad ihrer einzelnen
Bereiche/Abteilungen aus (Ich vermeide bewusst den Begriff "Modul",
da dieser bezüglich des Separierungsgedankens, der ihm eigen ist,
missverstanden werden kann.). Alle Abteilungen eines Unternehmens sind
auf ihre spezielle Weise in das System eingefügt. Die Daten eines
Unternehmens werden in einer Datenbank gespeichert. Deshalb können
alle Unternehmensmitglieder - entsprechend ihren Zugriffsrechten - zu
jeder Zeit die entsprechenden Informationen eingeben bzw. aktuell abrufen.
ERP-Software verändert die Unternehmensorganisation. Da die Software
prozessorientiert aufgebaut ist und nicht mehr nur abteilungsbezogen,
werden auch in Unternehmen die Abteilungsgrenzen transparenter, wenn nicht
ganz aufgehoben (Allerdings wird noch in den Verwaltungen vieler Unternehmen
eher "tayloristisch" gearbeitet. An Geschäftsprozessen
orientierte Verwaltungsarbeit ist nach unseren Erfahrungen in vielen besuchten
Unternehmen eher selten.). ERP-Programme sind komplex. Die Bedienung ist
von daher nicht ganz einfach und muss erlernt werden.
3.
Schule und ERP-Programme
Die Zukunft der Arbeit in der Verwaltung liegt in qualifizierten und EDV-gestützten
Sachbearbeitungsplätzen. Diese Arbeitsplätze verlangen neben
dem selbstverständlichen Handling von Standardprogrammen ein tiefer
gehendes betriebswirtschaftliches Verständnis im Rahmen einer systemischen
BWL (Es bleibt allerdings abzuwarten, wie die Unternehmen ihre MitarbeiterInnen
so auswählen und schulen können, dass diese auch den Anforderungen
gewachsen sind.). Die neuen Softwaresysteme sind abteilungsübergreifend
angelegt. An die Stelle einer modulartigen Betrachtung tritt ein so genanntes
Management von Geschäftsprozessen. Es wird sicher noch Zeit benötigen,
bis die Unternehmen den Prozessgedanken auf die Sachbearbeitungsplätze
übertragen, aber im gegenseitigen Anpassungsprozess zwischen ERP
und Praxis, wird sich das auf Dauer nicht verhindern lassen. Damit verändert
sich die Arbeit in den Verwaltungen drastisch. Aus diesem Grund kann die
kaufmännische Schule nicht auf die Auseinandersetzung mit ERP-Programmen
verzichten. Unsere Aufgabe in der Schule ist es, dass wir die Schülerinnen
und Schüler an solchen Systemen schulen, um eine qualifizierte Ausbildung
zu gewährleisten und ihnen aber auf der anderen Seite die Probleme
(auf den Arbeitsplatz und die Gesellschaft bezogen), die mit der Arbeit
und der vermehrten Einführung solcher Systeme verbunden sind, aufzeigen
und erfahrbar machen. Allerdings steht die Schule vor einigen Problemen.
Viele Unternehmen wünschen sich sicherlich eine Schulung auf den
einzelnen Arbeitsplatz bezogen. Damit stünde zur Zeit die tayloristische
Komponente im Vordergrund. Andererseits ist es sinnvolles didaktisches
Ziel Prozesse und deren Analyse zu schulen. Da aber, wie oben schon beschrieben,
die qualifizierten Sachbearbeitungsplätze die Zukunft der Angestelltenarbeit
bestimmen werden, sollte die Schule - neben ihrer grundsätzlichen
Aufgabe, in Zusammenhängen zu arbeiten - den kaufmännischen
Teil des Unterrichts an Geschäftsprozessen orientieren. Das hat den
Vorteil einer zukunftsgerichteten Ausbildung und verhindert die Taylorisierung
der Ausbildung, die aufgrund der fachwissenschaftlichen Orientierung des
Unterrichts sehr weit fortgeschritten ist.
Welches ERP-Programm eine Schule einsetzt, muss reiflich überlegt
werden. SAP R/3 ist sicher die Software mit der höchsten Integration.
Allerdings werden erhebliche Ressourcen gebunden. Meine Schule hat sich
dennoch für dieses Programm entschieden.
4.
Warum SAP?
SAP R/3 ist
ein ERP-System. Es besteht aus vielen Bereichen (z. B. Materialwirtschaft,
Produktion, Controlling, Personal), die betriebswirtschaftlich zusammengehören.
SAP R/3 ist ein komplexes System. Es ließe sich auch - aufgrund
der Anpassbarkeit - in Klein- und Mittelbetrieben einsetzen, ist aber
zu teuer. Wer sich in SAP R/3 auskennt, versteht andere ERP-Systeme sehr
schnell (das ist nicht umkehrbar). Durch den Umfang von SAP R/3 haben
wir zum ersten Mal in der Schule die Gelegenheit, alle kaufmännischen
Prozesse in einem "echten" System auf Fach- und/oder Modellunternehmensebene
durchzuspielen.
Neben der optimalen Abstimmung der Module bietet SAP:
· ein fertiges Modellunternehmen (IDES) für kleinere und
weitreichende Fallstudien, die insbesondere in der dualen Ausbildung,
im Wahlpflichtbereich der vollzeitschulischen Ausbildung, der Fachoberschule
und gymnasialen Oberstufe genutzt werden können
· Einsatzmöglichkeit im dynamischen Modellunternehmen
· das Durchspielen von Szenarien in eigens konstruierten "Unternehmen"
· anpassbare Strukturen
· Support durch die UNI (Fallstudien und Fortbildung)
· kostenlose Teilnahme an den Schulungen von SAP
· kostenlose Updates (immer aktuelles System, wenn gewünscht)
· keine weitreichende Schulungen der Systemverwalter, da von
der Uni Magdeburg das System über das Internet serviert wird
· Vernetzung des Systems (kann von jedem Computer der Schule
über das Internet bedient werden). Alle SchülerInnen können
auf demselben Datenbestand arbeiten. Auswirkungen können sofort
von allen Berechtigten eingesehen werden
· kostenloser Internetserver (Business zu Business kann simuliert
werden)
· Einsatz auf allen Plattformen
· Programmiermöglichkeiten (interessant für andere
Bildungsgänge)
· Qualifizierung durch Marktführerschaft
4.1 Nachteile
· sehr komplexes System
· schwierig einzurichten
· beansprucht erhebliche schulische Ressourcen
· ca. 5.000 EUR pro Jahr Kosten für das Hochschulkompetenzzentrum
· eine Standleitung ist erforderlich
· didaktisches Konzept für die Schule muss noch erstellt
werden
4.2 Geschäftsprozess
und Lernfeld
Beim Betrachten
von Lernfeldern im kaufmännischen Bereich ist zu bemerken, dass große
Teile auf der Ebene von bereichsübergreifenden Geschäftsprozessen
formuliert sind. Entscheidend ist in diesem Zusammenhang aber, wie die
Schule die Arbeit mit SAP R/3 produktiv nutzen kann. SAP R/3 ist für
uns ein Echtsystem. Jede Arbeit mit diesem System versetzt den Anwender
in die Situation eines echten/praxisnahen Sachbearbeiterplatzes mit einstellbaren
Komplexitäten und mehr oder weniger automatisierten Prozessen. Hier
liegt auch die Stärke dieses Programms. Es ist an alle wichtigen
Strukturen eines Unternehmens anpassbar. Die Lernortkooperation zwischen
SAP, einem Hochschulkompetenzzentrum (für uns HCC in Magdeburg) und
unserer Schule unterstützt die Anpassung und Benutzung des Systems.
Für die Schule bietet sich die Chance - auf der Ebene der Unternehmensorganisation
- verschiedene Modelle mit den SchülerInnen zu diskutieren, zu realisieren
und kritisch zu überprüfen.
4.3 Auswirkungen auf die duale vollzeitschulische und Ausbildung
Aus den Ausführungen
ergeben sich Konsequenzen für den zukünftigen Unterricht im
berufsbildenden Bereich. Das Denken in Geschäftsprozessen wird zwangsweise
die einzelnen Unterrichtsfächer (hier insbes. die kaufmännischen
Fächer) einander sehr nahe bringen, wenn nicht ganz auflösen.
Es korrespondiert die Lernfeldkonzeption mit der unternehmerischen Realität.
Allerdings gehen die Lernfelder auch auf Hintergründe und theoretische
Aspekte des Stoffes ein. Das Lernfeldkonzept geht damit sinnvollerweise
weiter, indem es Geschäftsprozesse einschließt, sie analysiert,
theoretisch hinterlegt und damit auch eine kritische Distanz zur rein
unternehmerischen Seite ermöglicht. Dennoch wird deutlich, dass die
Schulen Möglichkeiten erhalten müssen, um die Geschäftsprozesse
abzubilden. Dafür eigenen sich nicht mehr die handgestrickten Warenwirtschaftssysteme,
wie sie heute zum
Teil auf dem Markt zu finden sind (Mit didaktisch reduzierten Warenwirtschaftssystemen,
mit denen nur noch grobe Zusammenhangsstrukturen simuliert werden, ist
m. E. der Ausbildung nicht geholfen.). Es ist wichtig für eine zukünftige
Ausbildung, dass Echtprozesse im Rahmen von vernetzten ERP-Programmen
abgebildet werden können, sonst muss die Schule dieses Feld den Unternehmen
überlassen. Das ist in einer echt dualen Ausbildung und einem guten
Unternehmen auch denkbar. Aber welcher Auszubildende bekommt die Möglichkeit
an einem solchen EDV-System zu arbeiten und eine vernünftige didaktische
Unterstützung zu erhalten? Die Unternehmen, die das bieten, findet
man nur mit der Lupe. Die Schule hat hier eine große Aufgabe und
Chance, insbesondere in der vollzeitschulischen Ausbildung, in der ein
Unternehmen simuliert werden muss. Durch die Implementierung eines professionellen
ERP-Systems - wie es SAP R/3 ist - werden echte Prozesse simuliert. Das
Lernen im und am Modell erlaubt die Prozesse zu reflektieren und auf
einer
höheren Ebene weiter zu bearbeiten (spiraliges Lernen). Aber nicht
nur in der vollzeitschulischen Ausbildung sollte SAP R/3 eingesetzt werden.
Mit dieser Software können z. B. Prozesse der Auftragsbearbeitung
oder des Bestellwesens im computergestützten Fachunterricht abgewickelt
werden. Solange die Fächer nicht aufgelöst sind, kann mit SAP
R/3 computergestützter Fachunterricht stattfinden (immer auf der
Ebene von bereichsübergreifenden Geschäftsprozessen). Der große
Vorteil dieser Software ist, dass ein Modellunternehmen (internationaler
Konzern) mit übergeben wird. In diesem Modellunternehmen können
Fallstudien zu den unterschiedlichsten Themen (von dem Ein- und Verkauf
von Handelsware bis zur ausgereiften Produktionsplanung) durchgeführt
werden, die schon ausgearbeitet sind (Studien stellt die Uni zur Verfügung).
Die Schüler lernen, sich in einem großen Unternehmen zu bewegen
und mit Echtszenarien zu arbeiten. Weiterhin ermöglicht die Software
den Aufbau eines eigenen Unternehmens mit eigenen Daten, das den jeweiligen
Bedürfnissen angepasst werden kann.
4.4 Bedeutung von SAP für die Schule
Orientierung an Geschäftsprozessen fördert
- fächerübergreifenden Unterricht und
- lernfeldorientierten Unterricht.
Orientierung an realen Unternehmensstrukturen fördert
- Verständnis von Unternehmensstrukturen,
- Abbildung von betriebswirtschaftlicher Theorie in einem ERP-Programm,
- Gestaltung von Strukturen durch Anpassung,
- praxisorientierten Unterricht und
- erhöhte Berufschancen.
SAP R/3 hat für die Schule zwei Schwerpunkte, die sinnvoll genutzt
werden können:
4.5
Einsatzmöglichkeiten
Aufgrund der Struktur unserer Schule sind zur Zeit folgende Einsatzgebiete
für SAP R/3 denkbar:
· Modellunternehmen
· Wahlpflichtunterricht
· Fachunterricht
o Wirtschaftslehre (z. B. Auftragsbearbeitung, Controlling)
o Rechnungswesen (z. B. Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Controlling)
o Bürowirtschaft (z. B. Personal, Sekretariatsaufgaben)
o Informationsverarbeitung (z. B. relationale Datenbanken, Programmierung,
Internet, E-Commerce)
4.6 Zukünftiger
Einsatz von SAP R/3 in unserer Schule
An die Stelle der Fächer treten Lernfelder. Diese Lernfelder werden
u. a. über die Prozessketten von SAP R/3 gespeist und unter Berücksichtigung
eben dieser Prozesse gestaltet. Damit wird der Unterricht prozessorientiert.
Die Prozesse werden computergestützt unterrichtet. So kann im Unterricht
und im Modellunternehmen/Lernbüro ein Bezug zu SAP R/3 im Rahmen
der Abwicklung von Geschäftsprozessen hergestellt werden.
Abb.
2: Einsatz von SAP im Lernfeldunterricht
Ein
solcher Geschäftsprozess wird z. B. die Auftragsbearbeitung im Rahmen
eines Lernfeldes "Absatz und Beschaffung von Ware" sein. Die
Prozesskette könnte folgendermaßen aussehen:
Abb.
3: Geschäftsprozesskette "Absatz und Beschaffung von Ware"
Dieser
Geschäftsprozess ist an SAP R/3 angelehnt ( Je nach Bedingungen und
Automatisierung kann der Prozess anders ausfallen.). Alle bisherigen kaufmännischen
Fächer (insbes. Wirtschaftlehre und Rechnungswesen) sind in diesem
Geschäftsprozess vertreten. Sie rücken jetzt an die richtige
Stelle und bekommen so eine sinnvolle Stellung, ohne dass sie noch als
Fach sichtbar werden. Im Vordergrund steht der Prozess.
5 ERP-Software, Lernfelder, Geschäftsprozesse und Lernortkooperation
Wie schon oben angedeutet, besteht ein enger Zusammenhang zwischen ERP-Programmen
und Lernfeldern. SAP ist an Geschäftsprozessen orientiert. Damit
wird das modulartige Denken aufgegeben. Komplexe Prozesse sind von den
SachbearbeiterInnen mithilfe der EDV zu steuern. Hier scheint mir auch
der eigentliche Hintergrund von Lernfeldern zu liegen. Einfache Verrichtungen
menschlicher Arbeit fallen der Rationalisierung zum Opfer, vermehrt auch
in der Verwaltung. Das Denken und Handeln in komplexen Zusammenhängen
wird in unserer Gesellschaft und Arbeitswelt immer wichtiger. Davon kann
das Lernen in der Schule nicht unberührt bleiben. Zweifelhaft ist,
ob der Gedanke des Lernfeldes allein die SchülerInnen befähigen
wird, sich in einer solchen Welt zurechtzufinden. In der kaufmännischen
Berufsausbildung wird eine Lernfeldkonzeption auf dem Papier mit Sicherheit
nicht ausreichen. Entscheidend ist, wie die Kooperation zwischen Wirtschaft
und Schule gestaltet werden kann und wie der "Stoff" in diesem
Kontext aufbereitet wird. Es ist Ergebnis unserer Forschungen im Rahmen
des Modellversuches "Veronika", dass die Schule nicht mit vielen
Unternehmen tatsächlich kooperieren kann. Schule kann nur erfahrungsbedingt
Standards entwickeln. Demnach muss Lernortkooperation neu definiert werden.
Kooperation in diesem Sinn ist kann als antizipative externe Lernortkooperation
gefasst werden. Unsere Schule hat die Möglichkeit Unternehmen zu
erkunden (z. B. aufgrund der Praktikumsbesuche der LehrerInnen) und Standards
in Ausbildung und Beruf festzulegen. Das kann durch Gespräche, Lehrerpraktika,
Schülerpraktika, Praktikumsbesuche, Befragungen und Analyse von Praktikumsberichten
geschehen. Diese Informationsbasis ist in unserer Schule vorhanden. Hiervon
sollten auch die Kolleginnen und Kollegen, die vorwiegend in der dualen
Ausbildung arbeiten, Gebrauch machen. Antizipative externe Lernortkooperation
meint nun, dass die Schule die Erfahrungen mit Unternehmen analysiert,
bündelt und die standardisierten betrieblichen Handlungssituationen
zu Lernsituationen in einem komplexen Zusammenhang umformt. Der Einsatz
von Echtsystemen (hier SAP R/3) unterstützt diesen Prozess und ermöglicht
die Abbildung realer Geschäftsprozesse. Damit antizipiert die Schule
Praxis (antizipierende Lernortkooperation), überprüft sie periodisch
und passt die Modelle mit Echtcharakter an. Diese Konzeption kann sowohl
in der dualen, wie in der vollzeitschulischen Ausbildung mit unterschiedlichen
Schwerpunkten und Ausdehnungen realisiert werden. Betriebliche Praxis
durch den Einsatz von ERP-Programmen plus Reflexion werden die Stärke
der Schulen sein. Schule kann als Echtarbeitsplatz mit zukunftsgerichtetem
Charakter (wenn auch ohne Wertschöpfung) und Bildungsinstitution
("Ich bilde mich persönlich, allgemein und beruflich")
erfahren werden.
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